查新规章制度
发布时间: 2012-11-12 浏览次数: 1799

查新工作是推进立项科学化及科技成果管理工作规范化的一个重要环节,是一项既严肃又具有很强科学性的工作。为确保查新工作质量,全面贯彻上级有关规定的精神,特制定如下查新工作实施细则,本单位查新工作人员务必遵照实行。本查新站制定的各种规章制度包括:
               查新工作程序
               查新工作站职责与义务
               查新人员工作规范
               查新咨询专家行为规范
               查新用户须知
               查新工作审核制度
               查新档案管理制度
               查新工作保密制度
               查新用户反馈制度


一、 查新工作程序
   查新工作程序包括:查新受理、实施检索、撰写查新报告、查新报告的审核、文件归档与数据库登录。

(一)委托
查新项目的受理
1.原则
  (1)委托查新项目由值班人员负责接洽、咨询、正式受理。
  (2)受理委托项目时,承接人员必须判断待查新项目是否属于查新范围,判断查新项目所属专业是否属于本查新单位承担查新业务的受理范围。对于不属本单位查新专业的,应告知委托者可选择的相关专业查新单位。
  (3)有下列情况之一时,承接人必须拒绝接受查新委托。
   ①委托查新项目不属本单位查新专业范围;
   ②查新委托人不能出具与查新内容相关的技术资料。
   ③经多次交谈,查新委托人仍不能明确列出查新项目的查新点;
   ④查新委托人要求的交付报告时间过短,以致难以保证查新质量。
2.委托受理程序
   (1)引导查新委托人填写查新委托书,同时提请委托者认真阅读“查新须知”。
   (2)检查委托者所填写查新委托书相关内容是否全面、确当。
   (3)请委托者提交能较详细描述项目的技术资料,如项目的技术背景资料、项目总结报告、成果申请表或研制报告、所发表相关文献等,初步审查委托者提交的资料是否完备,是否符合查新要求。
   (4)与查新委托者认真交谈,听取查新委托人关于查新项目的情况先容,了解项目的技术背景、研究内容、研究方法以及技术特点,了解用户所掌握的该项目与同类研究的不同之处,初步判断查新项目的新颖点。
   (5)与查新委托者就有关问题达成共识。如:查新要求、查新范围、查新报告提交时间、查新收费等。
   (6)委托者应在完成委托程序后,填写《查新合同》。其内容有:查新项目名称(中文、英文);查新目的;查新要求;查新时间范围;查新项目技术创新要点和查新点(即查新比较的具体内容、原理、结构、工艺、方法、用途等技术特征);查新检索词(主题词、关键词或分类号,化学物质登记号、编辑、企业代码等;外文的检索词还包括规范词、同义词、广义词、狭义词、相关词等);查新委托单位;查新委托单位地址、联系人、电话、电子信箱。
   (7)由值班人员填写查新报告委托登记表。


(二)查新检索工作的实施
1.检索前准备
   在检索前,查新员要做好以下几项准备工作:
   (1)认真、仔细地阅读查新项目的资料、分析查新委托人提出的查新点与查新要求,了解查新项目的科学技术特点。
   (2)明确检索目的。
   (3)根据检索目的初步确定查证主题的特指程度和学科范围的专指程度,使主题概念及相应检索词能准确地反映查新项目的核心内容。
   (4)确定检索文献的类型和检索的专业范围、时间范围。
2.确定检索年限
    文献检索的年限应视查新项目类别、研究领域的发展情况而定,一般从查新之日前推10年到15年,技术转化和开发及其他类查新,从查新之日前推15年到20年。
3.确定检索范围和检索工具
基本原则
   查新员在完成以上检索准备后,应根据委托人提供的使用文献情况,确定检索范围和选择检索工具。在确定检索范围和选择检索工具时应遵循以下基本原则:
   (1)检索词的确定和联机检索策略的制定应当以机检为主,手检为辅,力求查全、查准,保证质量。
   (2)检索词选择要考虑能够表达检索概念的所有不同的词,如:同义词、隐含词、替代词、缩写词、以及检索词的英、美不同拼写法等。
   (3)检索时,每一国内外(国外)查新项目外文文献部分,均应根据课题要求需经过Dialog国际联机检索。
   (4)中文文献数据库因各数据收录范围有所侧重、主题词标引不规范、检索点较少、检索功能较弱,所以所有涉及委托项目的中文数据库均必须检索,且应放宽检索范围,通过人工判断对文献进行筛选,以防漏检。
   (5)查新检索除利用检索工具书和数据库外,必要时还需补充查找与查新项目内容相关的主要期刊,以防漏检。此外,查新员还应当注意利用相关工具书如手册、产品目录、年鉴等。
   (6)查新员检索出有关题录或文摘后,与委托人提供的技术资料进行对比分析,作出正确判断,密切相关文献必须查找原文,复印件应作为查新报告的附件。


(三)撰写查新报告
   查新报告是查新机构用书面形式就查新事务及其结论向查新委托人所做的正式陈述。查新员所出具查新报告内容应当符合查新合同的要求,应如实地反映检索情况和检索结果,尽量避免在“检索结果”中使用定性的词语。
1.查新报告具体内容
   (1)查新报告编号,查新项目名称,查新委托人姓名,查新委托日期,查新机构的名称、地址、邮政编码、电话,查新员和审核员姓名,查新完成日期。
   (2)查新目的、查新项目的科学技术要点、查新点与查新要求、文献检索范围及检索策略、检索结果、查新结论。
   (3)查新委托人要求提供的其他内容。
2.查新报告基本要求
   (1)查新报告必须采用卫生部和科学技术部规定的格式;内容符合查新合同的要求;提交的时间和方式符合查新合同双方的约定。
   (2)查新报告应当采用描述性写法,使用规范化术语,文字、符号、计量单位应当符合国家现行标准和规范要求;不得使用含意不清、模棱两可的词句;应当包含足够的信息,使得查新报告的使用者能够正确理解。
   (3)查新报告中的任何分析、科学技术特点描述、每一个结论,都应以客观事实和文献为依据,完全符合实际,不包含任何个人的主观判断和偏见。
   (4)“文献检索范围及检索策略”应当列出查新员对查新项目进行分析后所确定的手工检索的工具书、年限、主题词、分类号和计算机检索系统、数据库、文档、年限、检索词等。
   (5)“检索结果”应当反映出通过对所检数据库和工具书命中的相关文献情况及对相关文献的主要论点进行对比分析的客观情况。
检索结果应当包括下列内容:
    ① 对所检数据库和工具书命中的相关文献情况进行简单描述;
    ② 依据检出文献的相关程度分国内、国外两种情况分别依次列出;
    ③ 对所列主要相关文献逐篇进行简要描述(一般可用原文中的摘要或者利用原文中的摘要进行抽提),对于密切相关文献,可节录部分原文并提供原文的复印件作为附录。
   (6)查新结论应当客观、公正、准确、清晰地反映查新项目的真实情况,不得误导。查新结论应当包括下列内容:
    ① 相关文献检出情况;
    ② 检索结果与查新项目的各查新点的比较分析;
    ③ 对查新项目新颖性的判断结论。
   (7)查新员应当根据查新项目的查新点,将检索结果分为密切相关文献和一般相关文献。
   (8)检索附件包括密切相关文献的题目、出处及其原文复制件;一般相关文献的题目、出处及其文摘。
   (9)有效的查新报告应当具有查新员和审核员的签字,加盖查新机构的科技查新专用章。
   (10)必要时,查新员应就查新项目的文献检索与新颖性等问题向特聘咨询专家咨询。


(四)查新报告的审核
   查新人员在完成检索工作及拟写好查新报告后,应将全部检索材料和查新报告初稿送交具有高级技术职称审核人审核,审核员须审查查新员所进行的查新程序是否规范;查新员确定的检索工具书、数据库选择是否合适;选择的检索词及分类栏目是否恰当;检出的文献是否为同类研究文献;可比文献是否恰当;查新员收集到的相关文献是否齐全;对提出的文献判读是否正确;查新结论是否客观和准确;查新报告是否规范;并向查新员提出审查意见,供补充修改。
   经审核不合格的查新报告,应查明原因和责任,如责任在委托人则应收费重查;如责任在查新人员,则免费重查;因工作敷衍塞责而造成查新不实的,应给予批评,直至暂停其查新资格。


(五)文件归档与数据库登录
1.查新档案内容
   每一查新项目的档案均应包括保存两种形式:书面材料形式和电子版本形式。
   书面材料包括:查新委托书、查新报告(包括附件)、查新项目的主要科学技术资料、查新人员的工作记录、咨询专家的书面意见等。
   电子形式包括:查新报告和相关检索结果。
2.查新档案管理
   每一个查新项目的相关材料由该项目的查新员负责收集、整理、归档。查新完成之后,所有关于该项目的材料应当及时移交档案保管人员。
   电子版本的查新报告及相关文献检索结果也同时由查新员发送给档案保管人员,由档案保管员登录到银河国际查新报告数据库,保存在查新服务器上。


二、查新工作站职责与义务
(一)查新工作站职责
  1.认真实行国家科技部、教育部的有关政策和规定,遵循实事求是、质量第一、科学、公正的原则进行工作。
    2.根据国家科技部、教育部有关科技查新咨询工作的政策、条例、规定和办法,结合有关细则,制定并认真实行各项规章制度;
    3.对本单位查新咨询工作人员进行培训、教育、考核及奖惩;参加授权部门举办的有关会议、业务培训、学术活动,并承担科研及其他有关任务。
   4.查新工作站必须保证查新咨询质量,对其出具的查新报告负责。如发生查新咨询纠纷时,接受授权部门的质询、调查和处理、或接受法律仲裁。
    5.负责为用户保密(参见保密制度)。
    6.查新工作站应按统一规定收取查新费,不得擅自提高收费标准。
    7.查新检索人员因玩忽职守、徇私舞弊,出具错误或不合格查新报告,由查新单位负责,并追究有关人员的责任。
    8.查新工作站应建立用户反馈制度,利用多种渠道和办法进行质量跟踪,广泛征求用户意见,不断提高查新工作质量和水平

(二)查新单位义务
    1.查新工作站有为委托查新单位或个人保守技术秘密的义务。
    2.委托查新单位或个人对所出具的查新检索结论持有异议而理由正当者,查新工作站有复查义务。
    3.查新工作站有认真负责,保证查新质量,如实提供证明材料的义务。


三、查新人员工作规范
(一)查新工作人员守则
    1.查新人员要有奉献精神,提倡敬业爱岗,兢兢业业地做好每个项目的查新工作;
    2.严格遵循《查新规范》,按照查新工作程序和规章制度办事,热情为用户服务;
    3.查新人员应详细提问用户,了解查新项目的主要技术特征、参数、指标或发明点、创新点、技术进步点,并索取必要的技术资料,在阅读的基础上确定主题词、检索策略和检索范围以及数据库、检索刊、检索年限等;
    4.在检索查新过程中,应根据需要不断修正检索参数、检索范围和检索策略和主题词,直至全面,准确地查到所需的相关对比文献;
    5.工作人员对用户提供的技术资料和技术内容负有保密责任,不得对外泄露,如发现有泄露行为,将给予纪律处理;
    6.本所对工作人员违反查新工作程序和规章制度,缺乏职业道德,弄虚作假,出具虚假报告,对本所的信誉和用户造成损失者,将承担包括法律在内的一切责任。


 (二)查新工作人员职责
  1.承担国家及卫生部科研立题、成果申报和其他重要科技项目立项的查新咨询工作,在认真做好文献情报检索的基础上,着重做好分析对比、新颖性评价、复查审核等项工作。
  2.熟悉和实行查新咨询工作的有关政策、规定和制度,做好各项查新咨询服务工作。
  3.具有良好的职业道德(包括为用户保密)、实事求是的科学态度和严谨的工作作风。
  4.积极参与技术培训、学术会议和其他有关学术活动,努力学习有关政策、理论、技能和最新科技常识,特别要注重了解、掌握国内外医学科技发展战略、方针政策、规划计划以及发展现状、成就、进展、趋势、动向、苗头、前沿、重点、难点、热点、关键等,不断提高业务水平和综合分析能力。


四、查新咨询专家行为规范
    查新机构应当建立查新咨询专家库,充分发挥查新咨询专家的作用,以提高查新质量。所聘请的咨询专家应对查新项目所属专业有较丰富的理论常识和实践经验,熟悉国内外该领域科学技术发展状况,在该领域有一定的权威性,并熟悉查新判断分析的原则和要点,以及具备严谨的科学态度、良好的职业道德和固执精神。同时查新咨询专家应当遵守国家法律法规,坚持实事求是、科学严谨的态度参与查新,不得违法失职、徇私舞弊、弄虚作假,在此前提下,还应当遵守以下行为规范。
    1.独立地向发出聘请的查新机构提出查新咨询意见。
    2.不得掺杂私利。在向查新机构提供查新咨询服务(文字的或者口头的)时,应当客观、公正。
    3.维护查新项目所有者的常识产权。关于查新项目的所有材料应当全部退还查新机构,不得向其他组织或者个人扩散,不得非法占有、使用、提供、转让他人的科技成果。
    4.不得向查新机构明确指定的人以外的组织或者个人披露关于查新项目的科学技术内容和查新结论。
    5.不得以个人身份接触查新委托人、成果完成人、成果使用者(购买方、受让方)、课题组成员、课题下达者或者课题委托者,如确需核实补充某方面信息,可向查新机构提出要求。
   6.不能使用、依赖没有充分依据支撑的、关于某些特征的结论和判断;也不能使用、依赖未经充分依据支撑的、认为这些特征综合在一起可能会使查新项目的查新结论最好化或者最差化的判断。
    7.应当在与查新机构商定的时间内完成查新咨询事务。
    8.提供的查新咨询意见(无论是书面的,还是口头的)应当清晰、准确地反映查新项目及其相关情况的实际,不得误导。查新咨询意见应当包含足够的信息,使得查新机构能够正确理解。
    9.不得以各种方式收取查新机构之外的任何组织、个人提供的有关查新产咨询费或者有价物品。


五、查新用户须知
    为确保科技项目查新过程的客观性和真实性,为更及时有效地完成科技项目的查新报告,敬请查新委托人协助配合以下工作: 
    1.根据查新委托单填写说明认真填写查新委托单。
    2.请查新委托人据实、完整、准确地向查新机构提供如下查新所必需的资料: 
    (1)查新项目的科学技术资料及其技术性能指标数据,其中: 
    科研立项查新须提交:立项申请书、立项研究报告、项目申报表、可行性研究报告等
    成果鉴定查新须提交:项目研制报告、总结报告、技术报告、实验报告等
    申报奖励查新须提交:奖项申报书及有关报奖材料等 
    (2)参考检索词,包括中英文对照的查新关键词(含规范词、同义词、缩写词、相关词)、分类号等 
    (3)与查新项目密切相关的国内外参考文献3-5篇(可提供文献题录)

(4)课题组成员发表的论文及/或申请的专利(论文也可提供题录) 
     以上第一点和第二点中的(1)、(2)、(3)、(4)点均需提供电子文件(磁盘拷贝或电子邮
件),第4点也可提供复印件。 

3.查新委托人有责任向查新人员详细先容查新项目的技术细节,查新人员就查新项目提出不明事宜时,请查新委托人当面给予积极的解答与及时的沟通,并协助查新人员确定检索词及对检索的相关文献进行遴选、对比,以确保查新结论的客观、准确。 

4.查新委托人不得将两个或两个以上不同内容的课题作为一个项目申请。 

5.根据委托方的需要国内课题在3周(15个工作日)内完成查新报告,国内外课题需4周(20个工作日)完成,具体时间从受理课题第二天开始。若查新委托人同时委托多个查新内容(包括同一查新项目含多个查新点),完成时间适当延长,具体完成时间由查新人员视工作量与查新委托人双方约定后确定;若查新委托人拟提前获取查新报告,则需同查新人员协商,可按加急处理。 

6.查新项目已接受委托,且已完成检索工作时,若委托人提出取消查新,则需支付机检费和一半查新费作为检索查新补偿;若此时查新报告已完成,委托人则需支付全部费用。


六、查新工作审核制度
    1.查新人员在完成检索工作及拟写好查新报告后,应将全部检索材料和查新报告初稿送交具有高级技术职称审核人审核。
    2.审核员须审查查新员所进行的查新程序是否规范。
    3.审核查新员确定的检索工具书、数据库选择是否合适;查新员选择的检索词及分类栏目是否恰当,检出的文献是否为同类研究文献,可比文献是否恰当。
    4.审核查新员收集到的相关文献是否齐全,对提出的密切相关文献判断是否正确。
    5.判断查新结论是否客观和准确;查新报告是否规范;对查新结论中的观念性错误、表达 不确切之处及语病进行修改,并向查新员提出审查意见,供补充修改;经查新员重新修改并确定准确无误后,审核人员方可签字认定。
    6.经审核不合格的查新报告,应查明原因和责任,如责任在委托人则应收费重查;如责任在查新人员,则免费重查;因工作敷衍塞责而造成查新不实的,应给予批评,甚至暂停其查新资格。


七、查新档案管理制度
    1.查新咨询档案属机密性档案,由指定专人保管。
    2.查新咨询档案管理人员定期对查新咨询报告书进行整理、编目、归档保存。
    3.查新咨询档案只限科研管理人员和本单位查新人员查阅,课题组成员执有效身份证明可查阅本课题的档案。
    4.有关人员查阅查新咨询档案必须经查新咨询室主任同意,方可查阅。
    5.查阅人员必须在指定地点查阅,不准在档案材料上圈点或写字,不得拆卷阅览。
    6.课题组成员查阅时必须有查新咨询档案管理人员在场,不得查看与本课题无关的内容。
    7.档案管理人员和其他有关人员必须本着高度负责的精神,严格遵守本档案保管制度,如出现档案遗失、泄密、损毁必将追究当事人的责任并严肃处理。


八、查新工作保密制度
    1.泄漏其中任何情节和信息,或其他任何方式侵害他人技术权益,违者取消查新资格。
    2.凡申请需要保密的查新课题,委托查新单位或个人要在《查新咨询委托书》上写明密级,特殊要求保密的可根据国家有关保密规定,与委托查新单位签订保密合同,所用查新人员应严格履行保密合同。
    3.保密合同的订立、变更或解除,均采用书面形式,其条款由当事人双方共同约定。
    4.密级查新项目应由一名查新人员专职查新,并保管好委托查新单位或个人提供的技术材料。技术材料在查新完成后,必须随《查新报告书》即时如数退还。
    5.对保密级查新咨询项目的有关材料,本单位按照国家有关保密法规进行管理。
    6.在实施查新咨询保密过程中,如当事人或其他人发现有关秘密已经泄漏或可能泄漏时,应当马上采取不救措施。


九、查新咨询用户反馈制度
    1.建立查新咨询用户反馈制度是为了广泛征求用户意见,不断提高查新咨询工作的质量和水平。
    2.制定查新咨询用户反馈表,并经常做必要的修改,以利不断丰富反馈内容。
    3.在接到用户填写后的反馈表后,应及时将反馈意见和建议登记、存档,并对有关信息给予及时解答。
    4.查新工作人员应随时向查新咨询用户做好宣传工作,努力争取用户的使用,不断提高反馈率。
    5.广泛收集反馈意见,随时认真总结,及时改进工作。
    6.每年对查新咨询用户反馈意见进行一次全面总结。

 

   

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