2015年文件材料归档通知
发布时间: 2016-03-15 浏览次数: 89

各部门:
    根据“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的档案工作方针,现启动2015年文件材料归档工作。
    一、归档范围(具体参见附件《江苏建康职业学院档案归档范围》):
    符合归档时间要求的归档文件材料(一般文书类为2016年归档2015年文件材料)。在学院2009年制定的《江苏建康职业学院档案归档范围》基础上,已将大多数归档内容按涉及部门细化,使归档部门一目了然,方便对照,提高效率,共同保证归档质量。该表所涉及内容如有变动需调整,请联系院办档案室。
    二、归档要求(具体参见附件《文件材料归档工作须知》):
    1、请按要求认真填写文件材料移交目录。统计页数时,用铅笔在各份左/右下角著录页数(其中页数著录范围包括正文、附件、拟稿纸、阅文单等,有字的均算作1页)。授课计划、试卷分析等页数较多且保管期限为30年或10年的,可不用标注,直接计算页数。
    2、对于上级机关需要学院上报的材料,归档时,应将上报的材料(申报表、统计表等)留存,并附于原文件后一并归档。
    3、含电子版的重要归档文件材料,应保证电子版与纸质文件同时归档。
    4、需归档的文件材料,由各部门兼职档案员统一向档案室进行移交(各部门兼职档案员名单见附件)。
    三、归档流程:
    1、移交前,请各部门于3月22日前先将文件材料移交目录(电子版)提交档案室确认(档案室邮箱:1029279209@qq.com,电话:68172790。)。
    2、移交目录经确认后,由移交部门打印一式2份,由部门负责人、兼职档案员签字后,于3月29日前将移交目录(纸质版)与归档材料一并移交。
    3、移交时,交接对方凭移交目录进行当场逐件清点。档案室验收确认后办理交接手续。移交目录交接双方各存1份。不符合移交规定的,请兼职档案员限期内补交。
    4、档案工作是学院改革发展的基础,是历史的记录,是宝贵的财富。学院领导非常重视档案工作,尤其是档案收集工作。从2016年开始,各部门档案工作已纳入部门综合目标管理考核。
    
    
    附件:1、文件材料移交目录(空白表).xls
                2、文件材料移交目录(填写参考模版).xls        
                3、文件材料归档工作须知.doc
                4、档案归档范围与保管期限定稿(已标注涉及部门)(20150223).doc
                5、各部门兼职档案员名单.xls

        
 

                                                                               院办档案室
                                                                              2016年3月15日
 

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